À la Recherche du Temps Perdu


Je voudrais compléter ma présentation sur l’organisation du temps lors de l’AgileTour 2011 de Paris, que vous pouvez télécharger ici:
A La Recherche Du Temps Perdu (version courte)

Pourquoi aborder l’organisation personnelle du temps dans une conférence agile ?

Ces derniers mois, je coache à distance une équipe de non développeurs, et j’essaye de leur inculquer les principes agiles.
Bien évidemment, il a fallu que j’adapte la méthodologie, parce que je ne les ai jamais rencontrés physiquement, et qu’appliquer une méthodologie comme Scrum ou Kanban est impossible à distance.
La chose qui m’a le plus marqué est qu’ils ne savaient pas s’organiser dans leur travail, et il a fallu que je trouve des conseils simples qu’ils puissent suivre, d’où ma recherche sur l’organisation du temps de travail.
Plus j’avançais dans cette recherche, plus je réalisais que Scrum était basé sur GTD, et qu’aucune méthode agile n’incluait toutes les astuces d’organisation que je trouvais, ainsi mon obsession est devenue: comment puis-je améliorer Scrum ?
Je ne pense pas apporter de contribution majeure sur ce sujet, mais j’espère vous proposer quelques pistes intéressantes, et surtout une réflexion sur la gestion du temps.

Retours de la présentation

Après la présentation, j’ai demandé d’avoir du retour immédiatement, et j’ai eu un tiers de votes 3, un tiers de 4 et un tiers de 5. J’ai réalisé que ceux qui m’avaient donné un 3 espéraient des réponses sur la gestion du temps pour une équipe.

Je vais donc vous donner les conseils les plus importants pour ce cas bien précis.
J’ai respecté l’ordre de ma présentation, donc lisez-la avant de regarder les conseils ci-dessous.

Conseils d’organisation pour une équipe

  1. Dressez une liste visuelle des tâches à faire. Utilisez un bon vieux tableau avec des post-its, disposés dans des colonnes différentes. Cela donnera une visibilité sur le travail de chacun et augmentera la cohésion de l’équipe.
  2. Apprenez à filtrer les demandes extérieures. À ce propos, j’insiste sur le fait que le filtrage doit venir de toute l’équipe. Par exemple, si un « intrus » va voir un membre de l’équipe, celui-ci doit savoir dire « non ». S’il reçoit un premier « non », l’intrus va alors essayer de trouver un autre membre de l’équipe pour avoir un « oui », et si c’est le cas, le filtrage de l’équipe est saboté. Apprendre à filtrer est facile à faire, une fois qu’on a compris qu’on sabotait le travail collectif, et cela se corrige très rapidement en une ou deux rétrospectives. Dans Scrum, c’est au ScrumMaster de faire le filtrage, et l’équipe doit rediriger toutes les requêtes vers lui.

Conseils de travail pour une équipe

  1. Travaillez à votre rythme. Cela implique que la cohésion de l’équipe soit forte. Ce n’est pas simple au début, parce qu’on est emporté par le tourbillon des demandes externes.
  2. Réduisez le nombre de tâches commencées, et finissez les tâches en cours. Cela réduira automatiquement tout stress dû à l’imprévu. L’effet Zeigarnik fait des dégâts considérables si on ne cherche pas à réduire la quantité.

Conseils personnels pour une équipe

  1. Intégrez plusieurs habitudes à la fois. Quand on travaille seul, je recommande d’adopter une seule habitude à la fois, pendant plus d’un mois. Quand on est plusieurs, on peut facilement changer 2 ou 3 habitudes ensemble, parce que l’effort est partagé.
  2. Définissez ensemble comment vous voulez vous organiser. Personne d’autre que l’équipe ne doit décider comment elle veut fonctionner et se comporter. Lisez les conseils proposés, et adoptez ceux qui vous semblent les plus pertinents. Bien évidemment, le but de l’équipe est d’être la plus efficace, pas la plus paresseuse.
  3. Partagez une vision claire. En général, l’équipe est obnubilée par les tâches en cours, et oublie d’avoir une vision de ce qu’elle veut obtenir. Par exemple, dans un jeu vidéo, il est facile de se laisser embarquer dans les détails, et d’oublier que le but est de finir le jeu, ce qui est très difficile à faire la première fois qu’on finit un jeu : on voudrait tant que tout soit parfait.

Questions posées par les participants

Quid du feedback sur la gestion du temps, et de la prise en compte de ce feedback ? Comment mesurer l’amélioration ?

Demandez autour de vous, ce sont toujours les autres qui vous donneront du feedback sur vous.
Quand vous commencerez à être mieux organisé, vous sentirez que les choses s’améliorent pour vous et autour de vous. Résistez à la tentation d’en faire plus ! Au contraire, profitez du temps économisé pour améliorer vos relations avec vos collègues.
Un bon indicateur intérieur est votre niveau de stress. Est-ce que vous avez mal au ventre ou des problèmes pour vous endormir ? Dans ce cas, il est urgent de revoir votre mode de fonctionnement. Le stress est difficile à diagnostiquer quand on est déjà en fort état de stress. Lors de l’AgileTour, j’ai rencontré un participant de l’année dernière qui avait énormément gagné en calme intérieur en une seule année, son visage est devenu plus ouvert.
L’agilité, ça fonctionne aussi physiologiquement !

Quand on est bloqué sur quelque chose, au bout de combien de temps doit-on demander de l’aide ?

Si vous êtes vraiment agile, pensez à travailler en binôme !
La difficulté est d’admettre que vous n’arriverez pas à faire cette tâche en un temps court, ce qui n’a rien à avoir avec de l’incompétence. Donnez-vous une timebox pour explorer des solutions, et si vous n’y arrivez pas dans le temps imparti, demandez de l’aide à d’autres personnes.

Récemment, j’ai été confronté à un problème important, urgent et très compliqué, et dès le début, j’ai décidé de demander directement à l’équipe si quelqu’un pouvait m’accorder quelques heures pour m’aider en cas de blocage. Après négociation, ils m’ont donné 2 heures que je peux utiliser quand je me sentirai bloqué, et curieusement, j’ai trouvé tout seul une solution. Le fait de savoir que quelqu’un était disponible en cas de problème m’a beaucoup aidé.

Je suis bien organisé, mais pas mon équipe. Comment faire ?

Si vous voyez que votre équipe ne fonctionne pas bien, il faut leur dire ce qui ne va pas. Insistez sur un point en particulier par semaine, afin que l’équipe corrige le tir. Tout le monde n’est pas à égalité au niveau de l’organisation. Attention aussi à la déformation qui nous fait croire que nous sommes mieux organisés que les autres. Peut-être êtes-vous le seul à penser que vous êtes bien organisé ?

Comment dire non quand la demande vient de la hiérarchie et qu’en plus elle est à distance ?

Là encore, c’est à l’équipe de décider. Voici quelques idées si l’équipe ne voit pas comment faire :

  1. Apprenez à négocier. Quand votre client vous demande quelque chose, dites-lui franchement que presque tout est faisable, mais que rien n’est gratuit. Donc s’il veut quelque chose, il va falloir qu’il sacrifie autre chose, au moins momentanément. Demandez à l’équipe quel est le coût de la demande, et si le client accepte ce coût, retirez une tâche de même valeur. Rappelez à votre client que 39 heures + 2 heures, ça ne fait pas 39 heures !
  2. Mettez en place un processus impersonnel pour filtrer les demandes. Par exemple, n’acceptez que les mails envoyés au ScrumMaster, ou bien que les bugs créés dans votre outil de gestion de bugs, ou bien que les tickets si vous utilisez un logiciel de type Service Management. Assignez quelqu’un pour faire le tri des demandes.
  3. Mettez en place un processus humain pour filtrer les demandes. Faites en sorte que toutes les demandes soient redirigées vers une seule personne, comme dans Scrum. Personnellement, je ne recommande pas cela, parce que c’est encore plus chronophage que d’utiliser une procédure. Mais si vous avez un membre de l’équipe qui veut s’investir dans cette action, profitez-en !

Plus d’exemples. Présentation trop rapide.

Malheureusement, les 45 minutes accordées suffisaient à peine pour ma présentation. J’ai fourni énormément d’informations en très peu de temps, et j’en suis désolé. Essayez de revoir la vidéo de ma prestation, dès qu’elle sera publiée, j’ai essayé de mettre des exemples sur chaque conseil.

Conseils suggérés par les participants

  • Soyez transparent au sein de l’équipe. N’hésitez pas à partager un secret avec votre équipe, cela renforcera la confiance. Ne cherchez pas à cacher ce que vous êtes, tout le monde sent ce que vous cachez.
  • Ayez toujours un papier et un stylo sur vous. Conseil que j’applique depuis peu de temps ! Je recommande un très petit carnet (j’utilise un bloc Rhodia numéro 10, qui coûte moins de 1 euro)  et un crayon de papier, pour éviter que l’encre ne coule dans une poche. J’y note tout ce dont j’ai à me souvenir.
  • Ne vous laissez pas interrompre par le mail. J’avoue que je n’utilise pas de messagerie instantanée ni de téléphone, et que je reste en contact par le mail, mais c’est un conseil utile si vous arrivez à le tenir. Le mieux est de fermer l’accès aux mails quand vous commencez une tâche. Remettez l’accès après avoir fini la tâche.
  • Accordez un temps de pause commun à l’équipe pour favoriser la communication informelle. Je pense qu’il faut profiter de la rétrospective pour parler honnêtement dans l’équipe, et pas forcément de l’itération en cours. Essayez de faire une rétrospective sur la (dé)motivation, et vous comprendrez ce que je veux dire.
  • Expliquez que le besoin de mieux s’organiser, c’est un processus de transformation. Je ne crois pas qu’il faille le présenter comme cela, tout le monde a très peur de changer. Essayez plutôt de montrer les bénéfices de mieux s’organiser. Agissez indirectement : faites réaliser autour de vous combien le travail est stressant (peu de gens s’en rendent compte), et décidez ensemble comment vous voulez améliorer la qualité de vie au travail.
  • Prenez le temps de respirer, en conscience. Je suis tout à fait d’accord avec ce conseil, puisque je pratique la méditation dans les transports en commun, mais difficile à placer sans paraître « original ». Je suggère de faire des pauses une fois par heure, et d’essayer de respirer avec le bas du ventre. Vous noterez rapidement que plus vous respirez avec le bas du ventre, plus votre voix devient grave et posée.

J’essayerais de reparler de certains des conseils ci-dessus plus en détails, n’hésitez pas à me demander.

Pour finir, je dois avouer que je ne suis pas parfait. Cela me demande de l’effort d’appliquer certains des conseils que je donne, et je suis en train d’en intégrer certains. L’essentiel n’est pas la quantité, mais la qualité : focalisez-vous sur le conseil qui vous parle le plus, et pratiquez-le jusqu’à ce qu’il devienne naturel.

Bon courage !

N’hésitez pas à partager vos astuces ci-dessous.

Jean-Charles Meyrignac

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