Un peu de retour…


Je n’ai pas pu poster pendant deux semaines, et à vrai dire, je ne sais pas trop ce qui peut vous intéresser.

Je vous propose un petit sondage, avec des thèmes que je compte aborder.
Dites-moi quels thèmes vous aimeriez lire, et j’écrirai en fonction de vos votes.

Mon prochain article qui est la solution de la devinette n’est pas dans la liste.

Vous avez le droit de voter sur plusieurs sujets.
Merci de votre participation !

Publicités

Devinette


Cette fois-ci, je vais vous proposer une petite devinette, sous forme d’une histoire, qui est l’introduction de mon prochain article.
Je vous propose de deviner comment elle va se terminer, et quel sera le thème.

La voici:

Le vieil homme et les pigeons

Un vieil homme aime passer ses après-midi au parc à nourrir des pigeons.
Chaque jour, il attend avec impatience ce moment qu’il apprécie pleinement.

Un jour, alors qu’il est tranquillement assis sur son banc préféré, un groupe de jeunes voyous vient faire du bruit, se moque de lui et fait fuir ses pigeons chéris.
Le vieil homme endure stoïquement, parce qu’il se dit que ce n’est que temporaire, et que demain, les petits saligauds ne seront plus là.

Malheureusement, le lendemain, ils sont de retour, à l’agresser encore plus, et il réalise qu’ils sont en train de lui rendre la vie impossible, et qu’il est en train de perdre son plus grand plaisir.

Le soir, une fois chez lui, il se dit que ça ne peut pas durer comme cela, alors il se met à la recherche d’une solution.
Après une nuit de sommeil, il en trouve une au petit matin.

Cet après-midi, assis sur son banc, il est à nouveau maltraité, mais cette fois, il donne à chacun de ses bourreaux quelques euros, ce qui les encourage de plus belle. Ses tortionnaires se moquent cruellement de lui en le traitant de sénile.
Pendant une semaine, il continue de donner quelques euros à chaque fois qu’ils le chahutent, à leur plus grande joie.

Et puis au bout d’une semaine, sans rien dire, il arrête de leur donner de l’argent.

Que pensez-vous qu’il arriva ?

Solution dans le prochain article…

Jean-Charles Meyrignac

L’Art de la Rétrospective (troisième partie)


Voici la troisième et dernière partie de mon article sur les rétrospectives.

Aujourd’hui, je vais vous donner des conseils pour les participants d’une rétrospective.
Certains de ces conseils sont redondants, mais ils permettent de mieux comprendre ce que je veux exprimer.

Conseils pour les participants

Ne cherchez pas les compliments, mais les critiques

Ce sont les critiques honnêtes qui nous font progresser.
D’après mon expérience, chercher ce qui va bien ne m’apporte pas grand-chose. Si je veux tendre vers l’excellence, je dois regarder franchement ce qui ne va pas afin de le corriger. Bien évidemment, j’ai le droit de ne pas être d’accord avec toutes les critiques, je dois défendre mon point de vue !

Remettez-vous en cause !

Je ne prends jamais une situation comme définitive: je peux toujours agir pour l’améliorer.
Quelles sont les leçons que nous n’avons pas retenues depuis la dernière rétrospective:

  • Qu’est ce qui a bien marché et que nous pourrions répéter ?
  • Qu’est-ce que nous pouvons encore améliorer ?
  • Comment pouvons-nous faire pour que telle ou telle situation ne se reproduise plus ?
  • Telle personne a fait une grosse erreur, quelles leçons pouvons-nous en tirer ?

Seule une réflexion de groupe peut permettre de voir toutes les facettes de ces questions.
Notez que ce travail de réflexion est à la base du travail psychanalytique.

Acceptez ensemble les responsabilités

Quand je commence à travailler avec un groupe, j’ai tendance à proposer mes solutions au début, mais au fur et à mesure, je laisse le groupe décider ce qu’il y a de mieux à faire, parce que seul le groupe peut trouver des solutions adaptées à ses propres problèmes.
J’ai souvent vu des managers décider pour leur équipe, par exemple en choisissant un protocole que devra utiliser l’équipe. Le manager n’utilisera jamais ce protocole, mais forcera tout le monde à le faire, même s’il est complètement inadapté à la situation et qu’il fait perdre plus de temps qu’il n’en fait gagner.

Quand le groupe commence à prendre ses propres décisions, à agir de manière plus responsable, le niveau de satisfaction augmente considérablement, et chacun arrête de se sentir comme une victime et réalise qu’il peut faire quelque chose pour que la situation change.
Je dois avouer que c’est un grand plaisir personnel de voir un groupe devenir autonome et se transformer en une vraie équipe, composée de fortes individualités.

Apprenez à dire non

En général, la première leçon qu’apprend un groupe, c’est comment dire non.
Par exemple, il nous a fallu 3 rétrospectives pour mettre en place un système à base de tickets pour gérer les demandes des utilisateurs.
Un système était déjà en place, mais il a fallu 6 semaines pour que tout le monde le respecte.
Pourquoi ? Simplement parce qu’à chaque fois, les utilisateurs essayaient de contourner le système et s’adressaient directement à chacun de nous.
Certains savaient dire non, mais d’autres pas (c’était mon cas), ce qui fait que les utilisateurs venaient nous interrompre systématiquement, en demandant à chacun de nous de résoudre son problème, dans l’espoir de tomber sur quelqu’un qui dise oui.
Un jour, j’ai réalisé que mon attitude ruinait l’effort du groupe, j’ai compris que je me laissais abuser, j’ai donc arrêté d’accepter de « rendre service ».
Cela a obligé les utilisateurs à utiliser le système en place. Ils le détestent, mais ça nous a permis de sortir du mode « panique ». Relisez mon article sur « A la Recherche du Temps Perdu » pour d’autres astuces.

Tenez des rétrospectives régulièrement

Ce n’est pas parce que tout commence à aller mieux que tout va aller bien définitivement.

Ceux qui sont très individualistes pensent que les rétrospectives sont une perte de temps, mais malheureusement le temps où chacun travaillait dans son coin est révolu.
Nous sommes obligés de travailler ensemble, de collaborer, de nous coordonner, et cela demande de la réflexion et du recul.
Si nous ne nous donnons plus le temps de cette réflexion, chacun remet la tête dans le guidon et retourne à sa vision locale de ses problèmes, en oubliant les contraintes des autres.
Il faut avoir une vue globale de la situation et des interactions entre chacun pour trouver une solution convenable pour tous.
C’est cette partie qui fait le plus peur au management: le fait que chacun commence à avoir une vue globale, alors qu’habituellement, le manager est le seul à « savoir », et le savoir, c’est le pouvoir.

Soyez vous-mêmes

C’est le conseil le plus difficile à appliquer.
Comment puis-je savoir ce que je suis ? Si je suis honnête, et que je suis le seul à exposer mon avis, est-ce que ça ne va pas se retourner contre moi ?
Pour devenir honnête, il faut commencer petit.
En tant qu’animateur, j’essayais au début de faire cracher le morceau à l’équipe, mais ce n’est pas la bonne solution.
Il faut laisser le temps à la parole de s’installer. L’exercice de la « langue de bois » aide beaucoup la parole, mais ne remplacera pas le fait que je sois exemplaire en tant qu’animateur. Plus je montre que je respecte et que j’écoute les participants, et plus ils se sentiront à l’aise pour exposer des avis pas forcément plaisants pour tous.
J’ai invité deux fois des coachs agiles, et ils ont été surpris du niveau de parole de nos développeurs. Ceux-ci sont vraiment eux-mêmes, et agissent en tant que tels. J’espère que cette honnêteté rejaillit dans leur vie, comme cela l’a été dans la mienne.

Voilà, j’espère que vous avez appris quelques petites choses.

Jean-Charles Meyrignac

L’Art de la Rétrospective (deuxième partie)


Aujourd’hui, je vais vous donner des conseils qui vous serviront pour améliorer vos rétrospectives. J’ai encore beaucoup de choses à dire, aussi j’ai décidé de présenter le reste en deux parties. Dans cette partie, je vais vous donner des conseils pour animer une rétrospective.

Conseils pour l’animateur

Installez un climat de confiance dans le groupe

Gagnez la confiance des participants

Pour y arriver, il n’y a pas de solution miracle: je montre par mes actes que je suis digne de leur confiance, que je les respecte et que je leur fais confiance. J’évite les attaques personnelles, et surtout je n’interviens pas dans leur conversation. Relisez mon article sur la bienveillance pour bien comprendre.
Par exemple, un jour, j’ai abordé en rétrospective un sujet sensible, et j’ai détruit les post-it à la fin, afin que cela reste un secret entre nous.

Installez un climat de sécurité

Dans une rétrospective, je m’assure que tout le monde se sent en sécurité.
Au tout début de la rétrospective, je pose les règles suivantes:

  • Participation: tout le monde doit participer (rôle du facilitateur)
  • Respect: ne critiquons pas les autres (rôle du participant)
  • Ecoute: une seule personne parle à la fois, et on ne doit lui couper la parole (rôle du facilitateur)
  • Concision: personne ne doit monopoliser la parole (rôle du facilitateur et du participant)
  • Honnêteté: soyons honnêtes entre nous (rôle du participant)

Ce qui forme l’acronyme PRECH. Quand j’ai un nouveau groupe, je préfère utiliser l’acronyme CREP (on n’est pas là pour se CREPer le chignon), parce que l’Honnêteté est un concept qui demande du temps à se mettre en place.
C’est plus facile de faire l’arbitre quand tout le monde connaît les règles.

Soyez dur envers les tyrans

Quand j’ai un nouveau groupe, j’essaye de repérer ceux qui ont trop d’influence négative sur le groupe. Mon rôle de facilitateur est de trouver qui bloque la parole du groupe, et d’agir afin que la parole se libère.
Robert Stutton appelle cela « asshole », je préfère le terme « tyran ».

Encouragez les individus à se remettre en cause

Attention, je ne remets jamais les individus en cause, sinon ils sentiraient, à juste titre, que je ne leur fais pas confiance. Je m’assure que nous ne chercherons pas des coupables. Avant d’accuser les autres, voyons comment nous pouvons faire évoluer la situation en changeant d’attitude.
Certaines personnes refusent de se remettre en cause: elles sont satisfaites de la façon dont elles vivent, et il est d’ailleurs très difficile de les faire passer en mode agile. La rétrospective est le meilleur moyen pour les aider à accepter le changement grâce à la dynamique de groupe. Il n’y a pas d’âge pour changer. J’y suis arrivé après 40 ans, pourquoi pas vous ?

Focalisez-vous sur votre rôle de facilitateur

Relisez l’article précédent. Je m’assure que la discussion ne parte pas dans tous les sens.
Je repère ceux qui ne parlent pas: ce sont souvent eux qui sont les plus critiques, et ils ont souvent des avis intéressants.
Pour les plus bavards, j’insiste au début sur le fait que la parole doit circuler, je rappelle le concept de Concision, que j’appelle aussi « Limitation du temps de parole ».

Faites l’exercice de la langue de bois

J’appelle cet exercice « mauvaise foi » ou « langue de pu** ».
Rappel de l’exercice:
Chaque participant choisit un problème et dit en deux phrases l’inverse de ce qu’il pense, mais il faut que cela soit très positif.
Attention, nous ne cherchons pas quelque chose de positif au problème, il faut mentir.
Par exemple, si toute l’équipe a ramé comme des galériens, il faut dire: « tout s’est passé sans problème, qu’est-ce qu’on s’est amusés, c’est vraiment comme cela qu’il faut qu’on travaille, etc… »
Jonathan Perret a suggéré la traduction en anglais: « Outrageous Lies ».

Le but de l’exercice est multiple:

  • Exprimer indirectement les vrais problèmes
  • Rire des problèmes
  • Penser à l’envers
  • Prendre du recul par rapport au problème

Tous les groupes sur lequel j’ai expérimenté cet exercice ont augmenté leur liberté de parole instantanément. Curieusement, c’est beaucoup plus simple de parler des vrais problèmes juste après.
Détail amusant: les personnes les plus négatives ont beaucoup de mal avec cet exercice. C’est un bon moyen pour les décoincer !

Quand vous avez un peu de temps avant l’analyse, lancez une activité collaborative pour s’amuser

Juste avant l’analyse des post-it, je propose de résoudre un casse-tête de manière collaborative.
J’en choisis un ici, et je demande à ce que les participants forment des groupes de 2 ou 3 personnes, afin de résoudre le casse-tête ensemble.
Le but de cet exercice est de les faire réfléchir de manière créative, juste avant de commencer à passer à l’analyse.
Avant de leur proposer, je m’assure que j’arrive à le faire en 5 minutes, cela me permet de vérifier que les règles sont faciles à comprendre et que le jeu n’est pas trop dur, afin de ne pas les décourager. Il est important que l’exercice soit difficile à résoudre seul mais facile à plusieurs.

Ne faites pas de pause pendant votre rétrospective

J’évite de faire une coupure au milieu de la rétrospective (par exemple, en laissant les gens sortir), parce que c’est difficile de redémarrer après.
La tension créée disparaît en 5 minutes, quand je laisse les participants retourner à leur quotidien.

Utilisez l’analyse de cause racine parcimonieusement

En 4 ans, je n’ai fait que 2 analyses de cause racine, parce que c’est un outil permettant de résoudre des problèmes très compliqués, notamment organisationnels, mais il réduit la parole. Dans 99% des cas, les participants trouvent une solution efficace sans cet outil. L’analyse de cause racine est vraiment utile quand le problème revient plusieurs fois sans qu’aucune solution convenable n’ait été trouvée.

Il est important d’éviter la loi de l’instrument, dite aussi du marteau de Maslow, qui dit:
Lorsque le seul outil dont vous disposez est un marteau, il est tentant de tout traiter comme s’il s’agissait d’un clou.
L’analyse de cause racine n’est qu’un outil, avec ses limites, n’en abusez pas.

Privilégiez la parole à l’action

Tout le monde vous dira le contraire, qu’il faut à tout prix décider d’actions, et que la parole est une perte de temps.
J’ai découvert que si mon objectif est d’obtenir des décisions du groupe avant la fin de ma rétrospective, alors je réduis inconsciemment la liberté de parole du groupe. Le groupe sentira que je ne suis pas intéressé à parler honnêtement des problèmes, parce que je suis pressé de trouver des solutions.
J’ai eu un déclic il y a quelques mois. Avant, j’essayais à tout prix d’aborder tous les problèmes dans le temps imparti, et surtout de trouver des solutions.
Maintenant, je préfère traiter un seul problème en profondeur plutôt que plusieurs superficiellement. Je ne me focalise plus du tout sur les actions, elles seront trouvées au cours de la discussion, ou sinon décidées par l’équipe pendant l’itération. Au pire des cas, on en reparlera lors de la prochaine rétrospective.
Trouver de bonnes solutions prend du temps, et il vaut mieux que les participants aient bien compris leur problème pour éviter le principe des mauvaises solutions rapides, j’en reparlerai une prochaine fois lorsque nous aborderons la créativité.

Parler d’un problème le résout déjà à moitié.

Parler est parfois la seule action possible, et dans certains cas le simple fait de parler fait disparaître le problème.
Je l’ai bien ressenti lors de ma psychanalyse: parler du problème et sortir mes émotions me permet de passer à l’action spontanée. Plus je prépare mon action, moins elle sera efficace, parce qu’elle sera inadaptée à la situation du moment, qui n’est pas exactement celle que j’avais envisagée.
Voici comment je m’y prends: je demande aux participants de parler du problème, notamment de ses symptômes. Quand je sens qu’ils ont fini de parler des symptômes, je leur demande pourquoi on en est là (attention, il ne s’agit pas des 5 why !).
Les décisions sont faciles à prendre une fois qu’on a passé du temps à parler du problème.

Quand vous laissez le temps aux participants de discuter, la parole se libère, et les rétrospectives deviennent un moment de partage où chacun accepte de regarder réellement ce qui ne va pas.
Si vous faites ce que je viens de dire, vous passerez probablement pour un fou auprès des managers, mais l’équipe fonctionnera beaucoup mieux, et évoluera en très peu de temps.

Essayez les rétrospectives sans action

Quand la parole dans un groupe ne se libère pas, je propose de faire des rétrospectives sans action. Voici quelques thèmes, qui prendront facilement une heure de franche discussion:

  • Qu’est-ce qui motive/démotive chaque participant ?
  • Comment chacun voit-il le futur du produit, de l’équipe, de la société ?

Voilà, j’espère que vous avez appris quelques petites choses. Dans le prochain article, je donnerai des conseils pour les participants.

Jean-Charles Meyrignac