Le Temps Retrouvé


Avant même de faire ma présentation humoristique inversée lors de l’Agile Tour 2012 (j’écrirai un long article sur l’événement dans quelques jours), j’avais réalisé les limites de cette présentation inversée:

  • elle peut choquer certaines personnes (entre nous, c’est le but, je voulais faire une présentation qui ne soit pas seulement intellectuelle mais produise un effet électrochoc, j’espère y être arrivé)
  • l’explication des conseils serait survolée

J’ai demandé aux participants quelle présentation ils voulaient voir, et bien évidemment, ils ont choisi la version humoristique inversée. Je n’avais pas imaginé que j’aurais fini ma présentation en 30 minutes !

Aujourd’hui, j’ai compris comment j’aurais dû la présenter: une première passe rapide sur les conseils en mode inversé, puis une seconde passe sur les conseils en mode direct. Ce sera pour la prochaine fois…

Aujourd’hui, je vais revenir en détail sur mes conseils, pour compléter ma présentation. J’espère que ces détails vous permettront de comprendre mieux ces conseils.

Comme me l’a rappelé un participant: cette présentation peut être utile à tout le monde et est en dehors de toute méthodologie.
Mon opticien n’arrête pas de m’en parler à chaque fois que je passe le voir, cela a changé sa vie.

Comment mieux m’organiser

Je dresse une liste visuelle des tâches à faire

L’intérêt de dresser une liste visuelle (avec des post-it) est de solliciter mes sens principaux qui sont la vue, le toucher et le cerveau (pour moi, le cerveau est le 6ème sens, en fait, ma vraie « réalité » se situe au niveau du nombril, j’en reparlerai un jour si j’aborde la spiritualité).
Nous sommes tous construits pour utiliser tous nos sens, alors il faut les solliciter pour être plus efficaces.

Je découpe/time-boxe les tâches longues

Au lieu de me lancer dans un gros chantier, j’essaye de définir des étapes plus courtes, afin d’avoir le sentiment d’avancer.
Afin d’utiliser l’effet Zeigarnik pleinement, je commence par les tâches les plus faciles, ce qui m’encouragera pour la suite.
Je commence toujours par de petites victoires, plutôt que d’essuyer une grosse défaite.

Je définis mes valeurs personnelles et objectifs à long terme (goal driven)

L’être humain n’est pas câblé pour faire des tâches, nous ne sommes pas task-driven.
C’est en cela que réside le problème de GTD, c’est très difficile à utiliser dans la durée, parce que cela va à l’encontre de nos capacités, cela demande de l’effort parce que ce n’est pas naturel.
Pour un groupe, il faut au contraire être task-driven, sinon tout le monde part dans toutes les directions.
Avant toute chose, j’essaye de définir mes valeurs personnelles et mes objectifs à long terme (sachant que ces objectifs changent régulièrement).
Une fois définis, j’essaye de rester honnête avec moi-même, et ça c’est super dur.
Comme j’ai très peur de mes interactions avec les autres (mon image intérieure est que je suis quelqu’un de bien, mais en fait la réalité est bien différente), je me bride inconsciemment, et je suis capable d’accepter des choses que je ne veux pas faire, afin de préserver mon image intérieure.

Je ne cherche pas à tout faire: je refuse, je délègue ou je renonce

J’apprends à ne pas tout faire.
Si je pouvais tout faire tout seul, je n’aurais besoin de personne.
Malheureusement, j’ai toujours beaucoup trop de choses à faire.
Alors comment s’y prendre ?
Trois solutions:

  1. je refuse: c’est le plus difficile. Je dois apprendre à dire non.
    Comme mon image de moi-même est idéalisée, j’ai tendance à faire des choses que je déteste, mais qui me permettent de conforter mon image intérieure. La première étape est de regarder la réalité, de voir que je me mens tout le temps. La seconde étape est d’avoir le courage d’agir pour arrêter de me mentir.
  2. je délègue: c’est une façon élégante de refuser.
    Plutôt que de dire non, je peux assigner ma tâche à quelqu’un d’autre si je suis vraiment trop débordé. Dans ce cas, j’essaye de ne pas forcer la personne à faire exactement de la façon que je veux, mais je lui explique quelle qualité de travail j’attends.
  3. je renonce: je dois abandonner l’idée de faire tout ce que j’ai prévu de faire.
    J’ai commencé récemment à faire une liste de ce que je voulais faire de ma vie, et j’ai dû abandonner un grand nombre de mes objectifs: je n’avais pas assez d’une vie pour tous les faire !

J’utilise une seule échéance (date butoir)

Utiliser plusieurs dates butoirs augmente les conséquences de l’effet Zeigarnik.
Si je dois travailler sur plusieurs gros chantiers, que je dois rendre mardi et jeudi, je subdivise ces chantiers et je les répartis de manière à sentir la progression.
Rien n’est plus frustrant que de ne pas savoir où on en est et ce qui reste à faire.
Quand il s’agit d’un seul chantier, c’est facile à gérer, mais quand j’en ai plusieurs, la planification est importante.
Je me fixe donc l’objectif le plus proche, et j’essaye de finir 100% du chantier 1 et 20% du chantier 2 par exemple.

Je fais une revue de mes actions finies régulièrement: est-ce que je vais dans la bonne direction ?

Est-ce que ce que je fais me permet d’aller dans ma direction ?
Est-ce que je ne suis pas en train de me perdre ?

Comment mieux travailler

En début de journée, je me fixe un objectif à terminer avant la fin de la journée

J’aime expliquer que cette habitude a changé ma vie.
Avant toute chose, je décide ce que je veux avoir atteint avant le soir.
Je n’essaye pas de m’assigner des dizaines de tâches, juste une seule, celle qui donnera du sens à ma journée.
En général, tout le monde va conspirer pour me faire échouer mon objectif quotidien, en venant interagir avec moi et en me sollicitant dans des directions différentes.
J’essaye de garder mon cap, afin d’arriver à mon objectif.
Cette prise de décision aide aussi à apprendre à refuser.
Bien évidemment, si quelque chose de plus important que ce que j’ai à faire apparaît, j’ai le droit de changer mon objectif quotidien.

Je travaille à mon rythme : je m’isole, je définis mes priorités et je négocie l’imprévu

Comme je l’ai dit juste au-dessus, tout le monde conspire pour m’imposer son rythme.
Je dois apprendre à trouver le mien, et à le respecter.
Là encore, 3 solutions:

  1. je m’isole: en évitant les interactions, je peux travailler beaucoup plus vite.
    S’isoler n’est pas toujours évident, surtout dans les open-space, qui sont des endroits très stressants, cf feng-shui
  2. je définis mes priorités: les priorités changent tout le temps, je m’adapte à ce changement
  3. je négocie l’imprévu: quand quelque chose que je ne peux éviter apparaît, je négocie un délai.
    Par exemple, mon big boss me demande un rapport super détaillé pour le début de l’après-midi juste avant midi, je tente de gagner un délai: ça t’irait dans une semaine ? Cette négociation permet de tâter le terrain et d’obtenir une marge de manoeuvre réaliste.

Je ne fais qu’une seule tâche à la fois, et je la finis avant d’en commencer une autre

Pour réduire l’effet Zeigarnik et donc le stress, je ne commence pas plusieurs tâches en même temps.
Ce qui coûte cher est la bascule entre les tâches.
Un très bon exemple de multi-tâche qui ne fonctionne pas, c’est quand je conduis une voiture.
La conduite d’un véhicule m’oblige à utiliser tous mes sens (vue, toucher, ouïe, cerveau), je dirais que ça me prend 80% de ma bande passante du cerveau.
Ecouter de la musique me prend environ 10%, mais téléphoner m’en prend 50%.
Quand je téléphone et que je conduis à la fois, je dépasse les capacités de mon cerveau (et je ne crois pas que l’être humain utilise seulement 10% de ses capacités, c’est une grosse connerie).

Je réduis le nombre de mes tâches commencées

Toujours l’effet Zeigarnik: le stress augmente avec le nombre de tâches ouvertes.

Je fais des pauses, je me fais plaisir

Mon cerveau a besoin de phases à 0%.
La société actuelle essaye de nous faire croire qu’on peut être à 100% tout le temps, mais c’est impossible !
Je ne m’étendrai pas sur ce sujet, je sens que je vais m’énerver…

Si une tâche prend moins de 5 minutes, je la fais tout de suite

Du simple bon sens !
Je dois passer un appel ? Je le fais tout de suite, afin de ne plus y penser.

Je groupe les tâches similaires

Je dois passer plusieurs appels ?
Je les passe l’un après l’autre.
Notre cerveau sait économiser nos ressources quand nous faisons des tâches similaires consécutivement. Profitons de nos capacités pour nous simplifier la vie !

Quand c’est possible, je travaille à deux

Ce n’est pas toujours possible, mais travailler à deux permet de faire les choses bien mieux, parce qu’il se crée une sorte de cercle vertueux de collaboration.

Je prends ces habitudes

Bien évidemment, il est impossible de tout faire en même temps.
La prise d’une seule habitude demande au moins 2 mois, à se concentrer sur cette habitude (cela a été mesuré par des expériences).
2 mois peuvent paraître longs, mais ça fait des années que chacun de nous a pris de mauvaises habitudes, et le changement, ce n’est pas instantané, il faut du temps pour ancrer tout cela.

Voilà, je ne décrirai pas les derniers conseils, mais ceux-là peuvent déjà vous aider grandement.
Pour ceux qui n’étaient pas là, voici ma présentation:
Le Temps Retrouvé – Agile France 2012

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2 réflexions sur “Le Temps Retrouvé

    • Oui, j’en parle dans ma présentation.
      Personnellement, je trouve ZTD difficile à appliquer, il faut être très discipliné.
      Mes conseils ne demandent pas d’efforts particuliers, juste une prise de conscience, et ensuite un peu d’assiduité pour prendre l’habitude. Installer une bonne habitude prend plus de temps qu’installer une mauvaise habitude !

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