La Procrastination


Je vais vous décrire le premier aspect pratique de la recherche de valeurs: la procrastination.

Dans cet article, je vais vous décrire pourquoi on procrastine, et comment en guérir.

La procrastination, qu’est-ce que c’est ?

En quelques mots, la procrastination, c’est l’action de remettre systématiquement au lendemain les actions qu’on pourrait faire aujourd’hui.

La procrastination et le perfectionnisme sont étroitement liés.

Wikipedia fournit comme d’habitude une définition excellente: http://fr.wikipedia.org/wiki/Procrastination
Mais ils se plantent totalement sur les raisons, et je vais vous expliquer pourquoi.

Qui procrastine ?

Tout le monde est plus ou moins sujet à la procrastination, notamment quand il faut être créatif ou quand il faut déclarer ses impôts.
Chez certains, cela peut être extrêmement difficile à vivre, parce que ça peut empêcher toute action ou bien mener à une pénalité de 10%.

Pourquoi je procrastine ?

Personnellement, j’ai beaucoup procrastiné, et je vais vous décrire ce qui se passe intérieurement en utilisant mon système de mesure de valeurs.

Je mesure ma valeur extérieure

Extérieurement, je veux projeter une bonne image de moi-même.
Je veux montrer que je suis ultra-compétent, donc je tiens absolument à faire les choses parfaitement.
C’est facile de faire des choses quand le résultat est immédiat.
Mais quand le résultat est long à obtenir (par exemple, peindre un tableau ou écrire un gros programme), ça se complique.
Je n’accepte pas la médiocrité, je veux tout réussir parfaitement du premier coup.
Comme mon niveau d’attente intérieure est très élevé, je vais réaliser que je n’arriverai jamais à finir selon mes attentes.
Souvent, je n’ose pas m’avouer que ça va me demander trop d’efforts, mais je ne veux pas abandonner l’idée, alors je note cette action dans une liste, qui grossit, grossit…

Je mesure ma valeur intérieure

Intérieurement, je veux avoir une bonne image de moi-même.
Ma valeur ne se détermine pas vraiment par rapport à mon passé ou à mon présent, mais plutôt par rapport à mon futur, donc à tout ce qui me reste à faire.
J’aime l’idée d’avoir beaucoup de projets dans ma liste: plus je suis occupé, plus je peux vérifier ma valeur !
Alors je trouve toujours quelque chose à faire.
A vrai dire, si j’avais déjà tout fait, je me sentirais complètement vide, or j’ai peur de m’ennuyer.
Alors je me crée toujours de futures occupations, au cas où j’en manquerais.

Au bout d’un certain temps, je commence à réaliser que ma liste d’actions à faire est devenue énorme, et que je n’arriverai jamais à la finir.
Comme je ne veux rien abandonner dans ma liste (puisqu’elle définit mon image de moi-même), je suis débordé par son ampleur, alors je n’ose plus rien faire.

En fait, j’ai terriblement peur de l’échec.
Et si je n’arrivais pas à faire les plus petites actions que j’avais prévues ? Je me sentirais comme une merde !

Comment lutter contre la procrastination ?

La majorité des livres sur la procrastination propose la technique suivante (reprise par GTD):

  1. j’écris la liste de tout ce que je veux faire
  2. je commence par faire les actions les plus simples
  3. je découpe les grosses actions en actions plus petites afin de pouvoir les faire
  4. j’efface les actions inutiles de ma liste (j’accepte de ne pas faire)

Malheureusement, cela ne résoudra pas mon problème de procrastination, pour plusieurs raisons:

  1. je doute de ma compétence: et si je n’arrivais pas à faire les actions les plus simples ?
  2. je dois fournir beaucoup d’efforts pour maintenir cette liste, et dès que je réduis l’effort, mon problème revient
  3. si je découpe mes actions, je vais me retrouver avec encore plus d’actions, ce qui grossit encore plus ma liste
  4. si j’accepte de ne pas faire, je vais me sentir plus ou moins nul

Alors, comment faire ?

Comment guérir de la procrastination ?

En réalité, je suis beaucoup trop focalisé sur la productivité.
Je suis persuadé de valoir quelque chose parce que j’agis, mais c’est tout à fait inexact: j’ai toujours de la valeur, même si je ne fais rien.

Ce qui fait mal, ce n’est pas la procrastination (je trouve ça plutôt confortable de remettre à plus tard), c’est le sentiment de culpabilité: la culpabilité de ne pas être assez productif, la culpabilité de se sentir nul.
J’ai tout à fait le droit de ne rien faire du tout, sauf qu’intérieurement, une petite voix me dit qu’il faut que je fasse ceci ou cela, et qu’il vaut mieux que j’agisse plutôt que de ne rien faire. Et puis, j’ai peur de m’ennuyer !

Comment me débarrasser de cette culpabilité ?

Très honnêtement, il n’existe pas de « technique » pour se débarrasser de la culpabilité, mais je vais quand même vous en proposer une.

Ma technique

Cette technique est en 2 étapes:

  1. la première étape est de regarder le processus intérieur sans le juger.
    Je constate simplement que j’ai un sentiment de culpabilité parce que je veux avoir une bonne image de moi-même, et tout ce qui va à l’encontre de cette image est d’habitude jugé et rejeté instantanément (je n’ai pas le droit d’être nul !).
    Je constate que j’ai envie de faire beaucoup de choses, bien que je n’aurai probablement jamais le temps ou les compétences pour les réaliser.
    Ca a l’air simple, mais c’est assez difficile à faire, parce qu’il y a toujours une voix intérieure qui juge chaque action, et c’est difficile de percevoir ce jugement omniprésent, qui est un processus acquis.
    Regarder ce processus réduit automatiquement le nombre d’actions à faire, c’est assez déconcertant !
  2. la seconde étape est d’accepter.
    Au lieu de rejeter mes pensées, je les accepte.
    J’accepte l’idée que j’ai envie de faire tout un tas de choses, même irréalisables.
    J’accepte le fait que je n’aurai pas le temps de tout faire.
    J’accepte l’idée que je me donne le droit d’être incompétent.
    J’accepte le fait que je ne serai pas parfait.
    J’accepte l’idée que je me donne le droit de ne rien faire.
    J’accepte l’idée que je ne ferais probablement rien.
    J’accepte même la procrastination.
    Tant que je refuse, je ne pourrais pas changer.

Je ne prétends pas que ma technique soit facile à pratiquer, mais je pense que c’est la seule qui permette de dépasser le cap de la culpabilité.
Apprendre à regarder ses propres processus mentaux a été un long travail sur moi, mais je suis maintenant un spectateur assez neutre de moi-même.

Conclusion

Le perfectionnisme et la procrastination sont similaires.

Tant que j’essaye de combattre la procrastination en utilisant GTD ou en me forçant à faire, je ne résous pas mon problème, je ne fais que le fuir.
Le vrai problème de la procrastination et du perfectionnisme est le sentiment de culpabilité intérieure.
Personnellement, j’assume complètement ma procrastination, et j’y prends même du plaisir.
Souvent, en attendant suffisamment longtemps, le besoin disparaît.
J’agis toutefois afin d’éviter de me retrouver débordé au dernier moment, ce qui révèle mon incompétence.

Le sentiment de culpabilité peut être éliminé avec la technique que je vous ai présentée, mais cela demande une bonne discipline intérieure.
Si vous n’avez pas cette discipline intérieure, ne vous inquiétez pas, elle apparaît au fur et à mesure que vous progresserez en apprenant à vous connaître: en vous observant de manière neutre et en vous acceptant tel que vous êtes.

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Le Temps Retrouvé


Avant même de faire ma présentation humoristique inversée lors de l’Agile Tour 2012 (j’écrirai un long article sur l’événement dans quelques jours), j’avais réalisé les limites de cette présentation inversée:

  • elle peut choquer certaines personnes (entre nous, c’est le but, je voulais faire une présentation qui ne soit pas seulement intellectuelle mais produise un effet électrochoc, j’espère y être arrivé)
  • l’explication des conseils serait survolée

J’ai demandé aux participants quelle présentation ils voulaient voir, et bien évidemment, ils ont choisi la version humoristique inversée. Je n’avais pas imaginé que j’aurais fini ma présentation en 30 minutes !

Aujourd’hui, j’ai compris comment j’aurais dû la présenter: une première passe rapide sur les conseils en mode inversé, puis une seconde passe sur les conseils en mode direct. Ce sera pour la prochaine fois…

Aujourd’hui, je vais revenir en détail sur mes conseils, pour compléter ma présentation. J’espère que ces détails vous permettront de comprendre mieux ces conseils.

Comme me l’a rappelé un participant: cette présentation peut être utile à tout le monde et est en dehors de toute méthodologie.
Mon opticien n’arrête pas de m’en parler à chaque fois que je passe le voir, cela a changé sa vie.

Comment mieux m’organiser

Je dresse une liste visuelle des tâches à faire

L’intérêt de dresser une liste visuelle (avec des post-it) est de solliciter mes sens principaux qui sont la vue, le toucher et le cerveau (pour moi, le cerveau est le 6ème sens, en fait, ma vraie « réalité » se situe au niveau du nombril, j’en reparlerai un jour si j’aborde la spiritualité).
Nous sommes tous construits pour utiliser tous nos sens, alors il faut les solliciter pour être plus efficaces.

Je découpe/time-boxe les tâches longues

Au lieu de me lancer dans un gros chantier, j’essaye de définir des étapes plus courtes, afin d’avoir le sentiment d’avancer.
Afin d’utiliser l’effet Zeigarnik pleinement, je commence par les tâches les plus faciles, ce qui m’encouragera pour la suite.
Je commence toujours par de petites victoires, plutôt que d’essuyer une grosse défaite.

Je définis mes valeurs personnelles et objectifs à long terme (goal driven)

L’être humain n’est pas câblé pour faire des tâches, nous ne sommes pas task-driven.
C’est en cela que réside le problème de GTD, c’est très difficile à utiliser dans la durée, parce que cela va à l’encontre de nos capacités, cela demande de l’effort parce que ce n’est pas naturel.
Pour un groupe, il faut au contraire être task-driven, sinon tout le monde part dans toutes les directions.
Avant toute chose, j’essaye de définir mes valeurs personnelles et mes objectifs à long terme (sachant que ces objectifs changent régulièrement).
Une fois définis, j’essaye de rester honnête avec moi-même, et ça c’est super dur.
Comme j’ai très peur de mes interactions avec les autres (mon image intérieure est que je suis quelqu’un de bien, mais en fait la réalité est bien différente), je me bride inconsciemment, et je suis capable d’accepter des choses que je ne veux pas faire, afin de préserver mon image intérieure.

Je ne cherche pas à tout faire: je refuse, je délègue ou je renonce

J’apprends à ne pas tout faire.
Si je pouvais tout faire tout seul, je n’aurais besoin de personne.
Malheureusement, j’ai toujours beaucoup trop de choses à faire.
Alors comment s’y prendre ?
Trois solutions:

  1. je refuse: c’est le plus difficile. Je dois apprendre à dire non.
    Comme mon image de moi-même est idéalisée, j’ai tendance à faire des choses que je déteste, mais qui me permettent de conforter mon image intérieure. La première étape est de regarder la réalité, de voir que je me mens tout le temps. La seconde étape est d’avoir le courage d’agir pour arrêter de me mentir.
  2. je délègue: c’est une façon élégante de refuser.
    Plutôt que de dire non, je peux assigner ma tâche à quelqu’un d’autre si je suis vraiment trop débordé. Dans ce cas, j’essaye de ne pas forcer la personne à faire exactement de la façon que je veux, mais je lui explique quelle qualité de travail j’attends.
  3. je renonce: je dois abandonner l’idée de faire tout ce que j’ai prévu de faire.
    J’ai commencé récemment à faire une liste de ce que je voulais faire de ma vie, et j’ai dû abandonner un grand nombre de mes objectifs: je n’avais pas assez d’une vie pour tous les faire !

J’utilise une seule échéance (date butoir)

Utiliser plusieurs dates butoirs augmente les conséquences de l’effet Zeigarnik.
Si je dois travailler sur plusieurs gros chantiers, que je dois rendre mardi et jeudi, je subdivise ces chantiers et je les répartis de manière à sentir la progression.
Rien n’est plus frustrant que de ne pas savoir où on en est et ce qui reste à faire.
Quand il s’agit d’un seul chantier, c’est facile à gérer, mais quand j’en ai plusieurs, la planification est importante.
Je me fixe donc l’objectif le plus proche, et j’essaye de finir 100% du chantier 1 et 20% du chantier 2 par exemple.

Je fais une revue de mes actions finies régulièrement: est-ce que je vais dans la bonne direction ?

Est-ce que ce que je fais me permet d’aller dans ma direction ?
Est-ce que je ne suis pas en train de me perdre ?

Comment mieux travailler

En début de journée, je me fixe un objectif à terminer avant la fin de la journée

J’aime expliquer que cette habitude a changé ma vie.
Avant toute chose, je décide ce que je veux avoir atteint avant le soir.
Je n’essaye pas de m’assigner des dizaines de tâches, juste une seule, celle qui donnera du sens à ma journée.
En général, tout le monde va conspirer pour me faire échouer mon objectif quotidien, en venant interagir avec moi et en me sollicitant dans des directions différentes.
J’essaye de garder mon cap, afin d’arriver à mon objectif.
Cette prise de décision aide aussi à apprendre à refuser.
Bien évidemment, si quelque chose de plus important que ce que j’ai à faire apparaît, j’ai le droit de changer mon objectif quotidien.

Je travaille à mon rythme : je m’isole, je définis mes priorités et je négocie l’imprévu

Comme je l’ai dit juste au-dessus, tout le monde conspire pour m’imposer son rythme.
Je dois apprendre à trouver le mien, et à le respecter.
Là encore, 3 solutions:

  1. je m’isole: en évitant les interactions, je peux travailler beaucoup plus vite.
    S’isoler n’est pas toujours évident, surtout dans les open-space, qui sont des endroits très stressants, cf feng-shui
  2. je définis mes priorités: les priorités changent tout le temps, je m’adapte à ce changement
  3. je négocie l’imprévu: quand quelque chose que je ne peux éviter apparaît, je négocie un délai.
    Par exemple, mon big boss me demande un rapport super détaillé pour le début de l’après-midi juste avant midi, je tente de gagner un délai: ça t’irait dans une semaine ? Cette négociation permet de tâter le terrain et d’obtenir une marge de manoeuvre réaliste.

Je ne fais qu’une seule tâche à la fois, et je la finis avant d’en commencer une autre

Pour réduire l’effet Zeigarnik et donc le stress, je ne commence pas plusieurs tâches en même temps.
Ce qui coûte cher est la bascule entre les tâches.
Un très bon exemple de multi-tâche qui ne fonctionne pas, c’est quand je conduis une voiture.
La conduite d’un véhicule m’oblige à utiliser tous mes sens (vue, toucher, ouïe, cerveau), je dirais que ça me prend 80% de ma bande passante du cerveau.
Ecouter de la musique me prend environ 10%, mais téléphoner m’en prend 50%.
Quand je téléphone et que je conduis à la fois, je dépasse les capacités de mon cerveau (et je ne crois pas que l’être humain utilise seulement 10% de ses capacités, c’est une grosse connerie).

Je réduis le nombre de mes tâches commencées

Toujours l’effet Zeigarnik: le stress augmente avec le nombre de tâches ouvertes.

Je fais des pauses, je me fais plaisir

Mon cerveau a besoin de phases à 0%.
La société actuelle essaye de nous faire croire qu’on peut être à 100% tout le temps, mais c’est impossible !
Je ne m’étendrai pas sur ce sujet, je sens que je vais m’énerver…

Si une tâche prend moins de 5 minutes, je la fais tout de suite

Du simple bon sens !
Je dois passer un appel ? Je le fais tout de suite, afin de ne plus y penser.

Je groupe les tâches similaires

Je dois passer plusieurs appels ?
Je les passe l’un après l’autre.
Notre cerveau sait économiser nos ressources quand nous faisons des tâches similaires consécutivement. Profitons de nos capacités pour nous simplifier la vie !

Quand c’est possible, je travaille à deux

Ce n’est pas toujours possible, mais travailler à deux permet de faire les choses bien mieux, parce qu’il se crée une sorte de cercle vertueux de collaboration.

Je prends ces habitudes

Bien évidemment, il est impossible de tout faire en même temps.
La prise d’une seule habitude demande au moins 2 mois, à se concentrer sur cette habitude (cela a été mesuré par des expériences).
2 mois peuvent paraître longs, mais ça fait des années que chacun de nous a pris de mauvaises habitudes, et le changement, ce n’est pas instantané, il faut du temps pour ancrer tout cela.

Voilà, je ne décrirai pas les derniers conseils, mais ceux-là peuvent déjà vous aider grandement.
Pour ceux qui n’étaient pas là, voici ma présentation:
Le Temps Retrouvé – Agile France 2012

Pitch « Le Temps Retrouvé »


Toujours pour l’Agile France 2012, voici le pitch de ma présentation sur l’organisation du temps de travail: http://conf.agile-france.org/?speakers=a-la-conquete-du-temps-perdu

Là encore, j’ai complètement changé l’angle d’attaque de ma présentation.
Le titre est notamment devenu « Le Temps Retrouvé », pour bien montrer l’opposition à la précédente présentation: « A la Recherche du Temps Perdu ».

Plus qu’une méthodologie, je vais vous présenter une vraie philosophie de vie.
Je vais vous aider à devenir un winner, un vrai gagnant, et vous démontrer que la présentation précédente était une approche de perdant.

Beaucoup de méthodes proposent une amélioration jusqu’à un facteur 10 en productivité, moi, je vais vous présenter une méthode qui est 100 fois plus efficace !
Elle fonctionne vraiment, puisque je l’applique.
Je vais vous présenter mes 5 valeurs fondamentales A.P.E.R.O.

Note sérieuse: ma présentation va essayer d’expliquer par l’humour comment mieux s’organiser.
L’être humain a tendance à faire le contraire de ce qu’on lui dit, donc une présentation inversée devrait avoir plus d’impact qu’une présentation normale.
La présentation d’un point de vue « workaholic » permettra aux participants de prendre conscience de leur propre comportement.

À la Recherche du Temps Perdu


Je voudrais compléter ma présentation sur l’organisation du temps lors de l’AgileTour 2011 de Paris, que vous pouvez télécharger ici:
A La Recherche Du Temps Perdu (version courte)

Pourquoi aborder l’organisation personnelle du temps dans une conférence agile ?

Ces derniers mois, je coache à distance une équipe de non développeurs, et j’essaye de leur inculquer les principes agiles.
Bien évidemment, il a fallu que j’adapte la méthodologie, parce que je ne les ai jamais rencontrés physiquement, et qu’appliquer une méthodologie comme Scrum ou Kanban est impossible à distance.
La chose qui m’a le plus marqué est qu’ils ne savaient pas s’organiser dans leur travail, et il a fallu que je trouve des conseils simples qu’ils puissent suivre, d’où ma recherche sur l’organisation du temps de travail.
Plus j’avançais dans cette recherche, plus je réalisais que Scrum était basé sur GTD, et qu’aucune méthode agile n’incluait toutes les astuces d’organisation que je trouvais, ainsi mon obsession est devenue: comment puis-je améliorer Scrum ?
Je ne pense pas apporter de contribution majeure sur ce sujet, mais j’espère vous proposer quelques pistes intéressantes, et surtout une réflexion sur la gestion du temps.

Retours de la présentation

Après la présentation, j’ai demandé d’avoir du retour immédiatement, et j’ai eu un tiers de votes 3, un tiers de 4 et un tiers de 5. J’ai réalisé que ceux qui m’avaient donné un 3 espéraient des réponses sur la gestion du temps pour une équipe.

Je vais donc vous donner les conseils les plus importants pour ce cas bien précis.
J’ai respecté l’ordre de ma présentation, donc lisez-la avant de regarder les conseils ci-dessous.

Conseils d’organisation pour une équipe

  1. Dressez une liste visuelle des tâches à faire. Utilisez un bon vieux tableau avec des post-its, disposés dans des colonnes différentes. Cela donnera une visibilité sur le travail de chacun et augmentera la cohésion de l’équipe.
  2. Apprenez à filtrer les demandes extérieures. À ce propos, j’insiste sur le fait que le filtrage doit venir de toute l’équipe. Par exemple, si un « intrus » va voir un membre de l’équipe, celui-ci doit savoir dire « non ». S’il reçoit un premier « non », l’intrus va alors essayer de trouver un autre membre de l’équipe pour avoir un « oui », et si c’est le cas, le filtrage de l’équipe est saboté. Apprendre à filtrer est facile à faire, une fois qu’on a compris qu’on sabotait le travail collectif, et cela se corrige très rapidement en une ou deux rétrospectives. Dans Scrum, c’est au ScrumMaster de faire le filtrage, et l’équipe doit rediriger toutes les requêtes vers lui.

Conseils de travail pour une équipe

  1. Travaillez à votre rythme. Cela implique que la cohésion de l’équipe soit forte. Ce n’est pas simple au début, parce qu’on est emporté par le tourbillon des demandes externes.
  2. Réduisez le nombre de tâches commencées, et finissez les tâches en cours. Cela réduira automatiquement tout stress dû à l’imprévu. L’effet Zeigarnik fait des dégâts considérables si on ne cherche pas à réduire la quantité.

Conseils personnels pour une équipe

  1. Intégrez plusieurs habitudes à la fois. Quand on travaille seul, je recommande d’adopter une seule habitude à la fois, pendant plus d’un mois. Quand on est plusieurs, on peut facilement changer 2 ou 3 habitudes ensemble, parce que l’effort est partagé.
  2. Définissez ensemble comment vous voulez vous organiser. Personne d’autre que l’équipe ne doit décider comment elle veut fonctionner et se comporter. Lisez les conseils proposés, et adoptez ceux qui vous semblent les plus pertinents. Bien évidemment, le but de l’équipe est d’être la plus efficace, pas la plus paresseuse.
  3. Partagez une vision claire. En général, l’équipe est obnubilée par les tâches en cours, et oublie d’avoir une vision de ce qu’elle veut obtenir. Par exemple, dans un jeu vidéo, il est facile de se laisser embarquer dans les détails, et d’oublier que le but est de finir le jeu, ce qui est très difficile à faire la première fois qu’on finit un jeu : on voudrait tant que tout soit parfait.

Questions posées par les participants

Quid du feedback sur la gestion du temps, et de la prise en compte de ce feedback ? Comment mesurer l’amélioration ?

Demandez autour de vous, ce sont toujours les autres qui vous donneront du feedback sur vous.
Quand vous commencerez à être mieux organisé, vous sentirez que les choses s’améliorent pour vous et autour de vous. Résistez à la tentation d’en faire plus ! Au contraire, profitez du temps économisé pour améliorer vos relations avec vos collègues.
Un bon indicateur intérieur est votre niveau de stress. Est-ce que vous avez mal au ventre ou des problèmes pour vous endormir ? Dans ce cas, il est urgent de revoir votre mode de fonctionnement. Le stress est difficile à diagnostiquer quand on est déjà en fort état de stress. Lors de l’AgileTour, j’ai rencontré un participant de l’année dernière qui avait énormément gagné en calme intérieur en une seule année, son visage est devenu plus ouvert.
L’agilité, ça fonctionne aussi physiologiquement !

Quand on est bloqué sur quelque chose, au bout de combien de temps doit-on demander de l’aide ?

Si vous êtes vraiment agile, pensez à travailler en binôme !
La difficulté est d’admettre que vous n’arriverez pas à faire cette tâche en un temps court, ce qui n’a rien à avoir avec de l’incompétence. Donnez-vous une timebox pour explorer des solutions, et si vous n’y arrivez pas dans le temps imparti, demandez de l’aide à d’autres personnes.

Récemment, j’ai été confronté à un problème important, urgent et très compliqué, et dès le début, j’ai décidé de demander directement à l’équipe si quelqu’un pouvait m’accorder quelques heures pour m’aider en cas de blocage. Après négociation, ils m’ont donné 2 heures que je peux utiliser quand je me sentirai bloqué, et curieusement, j’ai trouvé tout seul une solution. Le fait de savoir que quelqu’un était disponible en cas de problème m’a beaucoup aidé.

Je suis bien organisé, mais pas mon équipe. Comment faire ?

Si vous voyez que votre équipe ne fonctionne pas bien, il faut leur dire ce qui ne va pas. Insistez sur un point en particulier par semaine, afin que l’équipe corrige le tir. Tout le monde n’est pas à égalité au niveau de l’organisation. Attention aussi à la déformation qui nous fait croire que nous sommes mieux organisés que les autres. Peut-être êtes-vous le seul à penser que vous êtes bien organisé ?

Comment dire non quand la demande vient de la hiérarchie et qu’en plus elle est à distance ?

Là encore, c’est à l’équipe de décider. Voici quelques idées si l’équipe ne voit pas comment faire :

  1. Apprenez à négocier. Quand votre client vous demande quelque chose, dites-lui franchement que presque tout est faisable, mais que rien n’est gratuit. Donc s’il veut quelque chose, il va falloir qu’il sacrifie autre chose, au moins momentanément. Demandez à l’équipe quel est le coût de la demande, et si le client accepte ce coût, retirez une tâche de même valeur. Rappelez à votre client que 39 heures + 2 heures, ça ne fait pas 39 heures !
  2. Mettez en place un processus impersonnel pour filtrer les demandes. Par exemple, n’acceptez que les mails envoyés au ScrumMaster, ou bien que les bugs créés dans votre outil de gestion de bugs, ou bien que les tickets si vous utilisez un logiciel de type Service Management. Assignez quelqu’un pour faire le tri des demandes.
  3. Mettez en place un processus humain pour filtrer les demandes. Faites en sorte que toutes les demandes soient redirigées vers une seule personne, comme dans Scrum. Personnellement, je ne recommande pas cela, parce que c’est encore plus chronophage que d’utiliser une procédure. Mais si vous avez un membre de l’équipe qui veut s’investir dans cette action, profitez-en !

Plus d’exemples. Présentation trop rapide.

Malheureusement, les 45 minutes accordées suffisaient à peine pour ma présentation. J’ai fourni énormément d’informations en très peu de temps, et j’en suis désolé. Essayez de revoir la vidéo de ma prestation, dès qu’elle sera publiée, j’ai essayé de mettre des exemples sur chaque conseil.

Conseils suggérés par les participants

  • Soyez transparent au sein de l’équipe. N’hésitez pas à partager un secret avec votre équipe, cela renforcera la confiance. Ne cherchez pas à cacher ce que vous êtes, tout le monde sent ce que vous cachez.
  • Ayez toujours un papier et un stylo sur vous. Conseil que j’applique depuis peu de temps ! Je recommande un très petit carnet (j’utilise un bloc Rhodia numéro 10, qui coûte moins de 1 euro)  et un crayon de papier, pour éviter que l’encre ne coule dans une poche. J’y note tout ce dont j’ai à me souvenir.
  • Ne vous laissez pas interrompre par le mail. J’avoue que je n’utilise pas de messagerie instantanée ni de téléphone, et que je reste en contact par le mail, mais c’est un conseil utile si vous arrivez à le tenir. Le mieux est de fermer l’accès aux mails quand vous commencez une tâche. Remettez l’accès après avoir fini la tâche.
  • Accordez un temps de pause commun à l’équipe pour favoriser la communication informelle. Je pense qu’il faut profiter de la rétrospective pour parler honnêtement dans l’équipe, et pas forcément de l’itération en cours. Essayez de faire une rétrospective sur la (dé)motivation, et vous comprendrez ce que je veux dire.
  • Expliquez que le besoin de mieux s’organiser, c’est un processus de transformation. Je ne crois pas qu’il faille le présenter comme cela, tout le monde a très peur de changer. Essayez plutôt de montrer les bénéfices de mieux s’organiser. Agissez indirectement : faites réaliser autour de vous combien le travail est stressant (peu de gens s’en rendent compte), et décidez ensemble comment vous voulez améliorer la qualité de vie au travail.
  • Prenez le temps de respirer, en conscience. Je suis tout à fait d’accord avec ce conseil, puisque je pratique la méditation dans les transports en commun, mais difficile à placer sans paraître « original ». Je suggère de faire des pauses une fois par heure, et d’essayer de respirer avec le bas du ventre. Vous noterez rapidement que plus vous respirez avec le bas du ventre, plus votre voix devient grave et posée.

J’essayerais de reparler de certains des conseils ci-dessus plus en détails, n’hésitez pas à me demander.

Pour finir, je dois avouer que je ne suis pas parfait. Cela me demande de l’effort d’appliquer certains des conseils que je donne, et je suis en train d’en intégrer certains. L’essentiel n’est pas la quantité, mais la qualité : focalisez-vous sur le conseil qui vous parle le plus, et pratiquez-le jusqu’à ce qu’il devienne naturel.

Bon courage !

N’hésitez pas à partager vos astuces ci-dessous.

Jean-Charles Meyrignac